هر آنچه باید در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار بدانید

در دنیای کسب‌ و کارهای در حال تحول، مدیریت فرآیندهای کسب و کار ،کلید موفقیت است. به همین دلیل است که مدیران ارشد فناوری اطلاعات و شرکای فناوری کسب‌ و کار، به عنوان مغز متفکر نوآوری های تکنولوژیکی، با این حال که می دانند که این کار می تواند چالش برانگیز باشد؛ به سراغ یادگیری آن می روند. زیرا آگاه هستند که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نه تنها یک ابزار نیست؛ بلکه یک نیروی محرک است که می تواند هر سازمانی را به جلو ببرد.

ما در این مقاله، شما را به سفری به قلب BPM خواهیم برد و نشان خواهیم داد که چگونه مدیریت فرآیند کسب و کار bpms می تواند کسب‌ و کارها در هر اندازه‌ ای را متحول کند.

ما در این مقاله از ساده سازی عملیات تا کاهش هزینه ها از طریق خودکارسازی، به رهبران فناوری کمک می کنیم تا بتوانند از اصول مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان یک نیروگاه استراتژیک برای آماده سازی هر فرایندی در عصر دیجیتال استفاده کنند.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)  روشی برای طراحی، بررسی و بهبود فرآیندهای جامع کسب و کار با هدف همراستا کردن آن ها با اهداف استراتژیک کسب و کار، مانند بهبود ساختار تجربه مشتری است.

علاوه بر این، به عنوان یک رشته سازمانی تعریف می شود که در آن یک شرکت به عقب برمی‌گردد و به صورت جداگانه به تمام این فرآیندها نگاه می کند. این رشته وضعیت فعلی را تحلیل کرده و به شناسایی زمینه های بهبود می پردازد تا یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر ایجاد کند.

زیرا هر بخش در یک شرکت مسئول دریافت برخی مواد خام یا داده ها و تبدیل آن ها به چیز دیگری است. هر بخش نیز، ممکن است ده ها یا بیشتر فرآیند اصلی را مدیریت کند.

دلایل اهمیت مدیریت فرایند کسب و کار چیست

مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM)  به دلایل زیر برای سازمان ها اهمیت دارد که عبارت اند از:

• افزایش کارایی (Efficiency ): bpms با ساده سازی فرآیندها و حذف مراحل غیرضروری، کمک می کند تا کارها با سرعت و هزینه کمتر انجام شوند. این امر به سازمان ها اجازه می دهد تا منابع خود را به نحو مؤثرتری استفاده کنند و زمان پاسخگویی به مشتریان را کاهش دهند.
• بهبود اثربخشی (Effectiveness): مدیریت فرآیند کسب و کار bpms به سازمان ها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای آن ها به درستی اجرا می شوند و نتایج مورد انتظار را تولید می کنند. زیرا یا استفاده از آن، سازمان ها می توانند با شناسایی و رفع گلوگاه ها و موانع، کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
• افزایش چابکی (Agility): مدیریت فرآیندهای کسب و کار به سازمان ها کمک می کند تا سریع تر به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند. زیرا با داشتن فرآیندهای انعطاف پذیر و قابل تغییر، سازمان ها می توانند به سرعت خود را با شرایط جدید وفق دهند و مزیت رقابتی خود را حفظ کنند.
• کاهش هزینه ها (Cost Reduction): BPM با حذف مراحل غیرضروری و بهبود کارایی، می تواند به سازمان ها کمک کند تا هزینه های عملیاتی خود را کاهش دهند. این امر به سازمان ها اجازه می دهد تا قیمت محصولات و خدمات خود را رقابتی تر کنند و سودآوری خود را افزایش دهند.
• بهبود کیفیت (Quality Improvement): مدیریت فرآیندهای کسب و کار با تمرکز بر بهبود مستمر فرآیندها، به سازمان ها کمک می کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را افزایش دهند. این امر به سازمان ها اجازه می دهد تا برند خود را تقویت کنند و وفاداری مشتریان را افزایش دهند.
• افزایش رضایت مشتری (Customer Satisfaction): bpms با بهبود کارایی، اثربخشی و چابکی، به سازمان ها کمک می کند تا نسبت به نیازهای مشتریان پاسخگوتر باشند و خدمات بهتری ارائه دهند. این به سازمان ها اجازه می دهد تا رضایت مشتریان را افزایش دهند و مشتریان وفادار جذب کنند.

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار

نکته ظریف در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار این است که فرآیندها ماهیت چرخه ای دارند و هرگز به پایان نمی رسند. در اصل، شما هرگز نمی توانید بهینه سازی را تمام کنید. این امر به سازمان ها امکان می دهد به طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود دهند و با تغییرات محیط کسب و کار سازگار شوند.

برخلاف بسیاری از پروژه ها که دارای نقطه پایان مشخصی هستند؛ مدیریت فرایند کسب و کار یک تلاش مستمر است و چرخه انجام آن می تواند به شرح زیر باشد:

• طراحی

این مرحله نقطه شروع است. در این مرحله، ذینفعان کلیدی گرد هم می آیند تا جریان های کاری فعلی را بررسی و نتایج دلخواه آینده را مشخص کنند. هدف اصلی شناسایی نقاط ضعف، درک چگونگی رفع آن ها و همراستا کردن اقدامات با اهداف کلی کسب‌ و کار است.

• مدل سازی

پس از شناسایی مناطق تمرکز، فرآیندهای جایگزین مدل سازی می شوند. این مرحله شامل جمع آوری ورودی از کارمندان خط مقدم برای بهبود جریان های کاری بر اساس مسائل واقعی است.

• اجرا

در این مرحله، فرآیندهای جدید کسب و کار به اجرا در می آیند. برای کاهش خطاها، بهتر است ابتدا فرآیندهای جدید را با یک گروه کوچک از کاربران آزمایش کرد. استفاده از نرم افزار گردش کار نیز می تواند به پذیرش و رعایت فرآیندهای جدید کمک کند.

• نظارت

در مرحله نظارت مدیریت فرآیندهای کسب و کار ،سازمان ها باید شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را بررسی کنند تا موفقیت فرآیندهای جدید را ارزیابی کنند. این مرحله شامل نظارت بر هر مرحله از فرآیند و شناسایی مشکلات احتمالی است.

• بهینه سازی

با نظارت مؤثر، مرحله بهینه سازی به طور طبیعی پیش می رود. مدیریت فرآیند کسب و کار یک عملیات مداوم است و همیشه می توان برای بهبود و بهینه سازی تغییراتی ایجاد کرد. پس از بهینه سازی، چرخه دوباره شروع می شود.

بهترین روش مدیریت فرآیند کسب و کار

یافتن یک روش واحد به عنوان “بهترین روش” برای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چالش برانگیز است. زیرا هر سازمانی منحصر به فرد خواهد بود و نیازهای متفاوتی دارد. با این حال، برخی اصول و رویکردهای کلی هستند که به طور گسترده به عنوان بهترین روش ها شناخته می شوند که عبارت اند از:

• تعریف واضح اهداف و مقاصد: درک نتایج مورد انتظار یک فرآیند کسب ‌و کار و اطمینان از همراستا بودن فرآیند با اهداف کلی سازمان مهم است.
• درگیر کردن ذینفعان: درگیر کردن ذینفعان کلیدی در طراحی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که می تواند به اطمینان از پذیرش و پشتیبانی برای بهبودهای فرآیند کمک کند.
• مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندها: مستندسازی دقیق فرآیندهای کسب‌ و کار می تواند به سازمان ها امکان دهد تا نحوه عملکرد آن ها را درک کنند؛ همچنین زمینه های بهبود را شناسایی و پیشرفت را در طول زمان پیگیری کنند.
• استفاده از تکنیک‌ های شبیه سازی فرآیند کسب و کار : تکنیک های مدل سازی فرآیند مانند نمودارهای جریان و BPMN می توانند به سازمان ها کمک کنند تا فرآیندهای خود را تجسم و درک کنند و گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه را شناسایی کنند.
• نظارت و اندازه گیری مستمر عملکرد فرآیند: سازمان ها باید به طور منظم عملکرد فرآیندهای کسب و کار خود را نظارت و اندازه گیری کنند و از این داده ها برای شناسایی و رفع هرگونه مسئله یا مشکل بهره ببرند.
• استفاده از فناوری برای خودکارسازی و بهینه سازی فرآیندها: خودکارسازی و فناوری می توانند به سازمان ها کمک کنند تا مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود را ساده سازی و بهینه سازی کنند. همچنین نیاز به نیروی کار دستی را کاهش دهند و کارایی را بهبود بخشند.
• ترویج فرهنگ بهبود مستمر: تشویق فرهنگ بهبود مستمر می تواند به سازمان ها کمک کند تا انعطاف پذیر بمانند و اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای آن ها به طور مداوم در حال تکامل هستند تا با نیازهای متغیر سازگار شوند.

انواع مدیریت فرایند کسب و کار

سیستم های BPM مثل سیستم مدیریت فرایند کسب و کار رایورز و … بر اساس هدفی که دنبال می‌ کنند، در انواع مختلفی دسته بندی می شوند. ما در ادامه، به سه نوع اصلی مدیریت فرآیند کسب‌ و کار اشاره می کنیم که عبارت اند از:

• مدیریت فرآیندهای کسب و کار متمرکز بر ادغام (Integration-centric BPM): این نوع BPM برای فرآیندهایی مناسب است که عمدتاً بین سیستم های مختلف سازمان (مانند HRMS، CRM، ERP) جریان دارند و نیاز به دخالت انسانی زیادی ندارند.

این سیستم ها دارای اتصالات گسترده و دسترسی به API هستند تا بتوانند فرآیندهای پیچیده و سریع را مدیریت کنند.

• BPM متمرکز بر انسان (Human-centric BPM ): این نوع مدیریت فرآیند کسب و کار برای فرآیندهایی مناسب است که عمدتاً توسط انسان ها اجرا می شوند. به صورت معمول نیز، شامل مراحل مختلف تأیید و انجام وظایف توسط افراد هستند.

این سیستم ها معمولاً دارای رابط کاربری ساده، اطلاع رسانی آسان و امکان ردیابی سریع هستند.

• مدیریت فرآیندهای کسب و کار متمرکز بر سند (Document-centric BPM): این نوع BPM برای فرآیندهایی مناسب است که یک سند (مانند قرارداد یا توافق نامه) در مرکز آن ها قرار دارد. این سیستم ها امکان مسیریابی، قالب بندی، تأیید و امضای سند را در طول گردش کار فراهم می کنند.

اکثر سیستم های مدیریت فرآیند کسب ‌و کار قادر خواهند بود عناصر هر یک از این سه نوع را در خود جای دهند. اما به صورت معمول هر سیستم BPM معمولاً در یکی از این سه حوزه تخصص بیشتری دارد.

ویژگی های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب

اکنون که می دانید سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(bpms) چیست؟ و چرا استفاده از آن ضروری است؛ لیستی از ویژگی‌ هایی که یک سیستم خوب مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید داشته باشد، ارائه می دهیم که عبارت اند از:

• دارا بودن ابزار نمودارسازی فرآیند بصری: این ویژگی به شما امکان می دهد تا فرآیندهای کسب‌ و کار خود را به صورت بصری نمایش دهید و به راحتی تغییرات و بهبودها را اعمال کنید.
• دارای قابلیت طراحی فرم با کشیدن و رها کردن: این ویژگی به شما امکان می دهد تا فرم های مختلف برای جمع آوری داده ها را به راحتی طراحی و سفارشی کنید.
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش: این ویژگی به شما امکان می دهد تا دسترسی کاربران مختلف به فرآیندها و داده ها را بر اساس نقش های آن ها محدود کنید.
• پشتیبانی موبایل: این ویژگی به شما امکان می دهد تا مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود را از طریق دستگاه های موبایل مدیریت کنید.
• راه حل مدیریت سرنخ: این ویژگی به شما کمک می کند تا سرنخ های مشتریان را مدیریت کنید و فرصت های فروش را با تبدیل مشتریان بالقوه به مشتری افزایش دهید.
• ویژگی های قدرتمند مدیر: این ویژگی ها به شما امکان می دهند تا سیستم را به طور مؤثری مدیریت کرده و گزارش ها و تحلیل ها را تولید کنید.
• ورود یکبار به سیستم SSO یا “Single Sign-On”: این ویژگی به شما امکان می ‌دهد تا با یک بار وارد شدن به سیستم، به چندین برنامه دسترسی داشته باشید.
• یکپارچه سازی با سیستم های نرم‌افزاری موجود: این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا سیستم BPM خود را با سایر سیستم های نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار سازمان خود یکپارچه کنید.
• گزارش ها و تحلیل ها: این ویژگی ها به شما امکان می دهند تا عملکرد فرآیندهای کسب‌ و کار خود را تحلیل و بهبودها را شناسایی کنید.
• عملکرد برای پایگاه های کاربری بزرگ: این ویژگی به شما امکان می دهد تا سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود را در سازمان های بزرگ با تعداد کاربران زیاد استفاده کنید.
• معیارهای عملکرد فرآیند: این ویژگی ها به شما امکان می دهند تا عملکرد فرآیندهای کسب‌ و کار خود را اندازه گیری کنید و بهبود دهید.

اموزش مدیریت فرایند کسب و کار

دوره مدیریت فرایند کسب و کار به صورت حضوری، آنلاین و ترکیبی برگزار می شوند. این دوره ها به شرکت کنندگان کمک می کنند تا با مفاهیم بنیادی  BPM، ابزارها و تکنیک های مورد استفاده در این حوزه آشنا شوند. از جمله مباحثی که در این دوره ها پوشش داده می شود می توان به مدل سازی فرایندها، تحلیل فرایندها، خودکارسازی فرایندها، و بهبود مستمر اشاره کرد.

با شرکت در این دوره ها، افراد می توانند مهارت های لازم برای شناسایی نقاط ضعف در فرآیندهای سازمان، طراحی مجدد فرآیندها و اندازه‌گیری عملکرد آن ها را کسب کنند.

برای مطالعه بیشتر و عمیق تر در زمینه  مدیریت فرآیندهای کسب و کار  می توانید به سراغ کتاب های مدیریت فرایند کسب و کار بروید. این کتاب ها به صورت جامع و تخصصی به مباحث مختلف BPM می پردازند و حاوی مثال های عملی و مطالعات موردی هستند. همچنین، بسیاری از این کتاب ها به زبان فارسی ترجمه شده اند و در دسترس علاقه مندان قرار دارند.

منابع آنلاین بسیاری نیز برای یادگیری BPM وجود دارد. فایل های مدیریت فرآیند کسب و کار pdf یکی از این منابع است. فایل های PDF حاوی مقالات، آموزش ها و راهنماهای مختلفی در مورد BPM هستند که می توان آن ها را به صورت رایگان یا با پرداخت هزینه از اینترنت دانلود کرد.

سخن آخر

در این مقاله تلاش کردیم تا شما را با دنیای جذاب و پیچیده‌ مدیریت فرآیندهای کسب و کار آشنا کنیم. ما در مجموعه سیم بیزینس، با اعتقاد به اهمیت یادگیری عملی و تجربه محور، دوره های شبیه‌ سازی مدیریت کسب‌ و کار را برگزار می کنیم. در این دوره، شما در قالب تیم هایی به مدیریت یک کسب و کار مجازی می پردازید و با چالش های واقعی در حوزه مدیریت فرایند رو به رو می شوید.

این رویکرد به شما کمک می کند تا مفاهیم تئوری BPM را در عمل پیاده سازی کرده و مهارت های تصمیم گیری و حل مسئله خود را تقویت کنید. در صورتی که علاقه مند به شرکت در دوره های شبیه سازی سیم بیزینس دارید و می خواهید دانش خود را در زمینه BPM را به سطح بالاتری برسانید؛ می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.

منابع

https://anthill.co.uk/insights/5-stages-of-business-process-management/

https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-management-overview/