قبل از ارائه تعاریف مرسوم در مورد اینکه سیستم سازی چیست؟ و چه مزایایی دارد! شاید بخواهید بدانید اصلا کسب و کار شما نیاز به سیستم سازی دارد یا خیر؟ پس همین اول کار بدون اینکه وقت شما را تلف کنیم با چند سوال بررسی میکنیم که آیا سیستم سازی برای بیزینس شما مفید است؟
آیا احساس می کنید کسبوکار شما متکی و وابسته به خودتان است؟ با نبود شما بیزینس مختل می شود؟ آزادی عمل خود را از دست داده اید و نمی توانید به مرخصی های طولانی و یا حتی کوتاه بروید؟
زمانی برای پرداختن به کارهای مدیریتی مانند طراحی استراتژی، هدف‌گذاری و … ندارید؟
رشد و بهره وری کسب و کار محدود یا متوقف شده و نمی توانید با رقبای خود در بازار رقابت کنید؟
در ارتباطات داخلی و خارجی شاهد مشکلات مکرر هستید؟ مثلا در ثبت فاکتورها اشتباه رخ میدهد، سفارشات با تأخیر تحویل می شود و یا به درخواست های مشتری بی توجهی میشود؟
فعالیت های اساسی کسبوکار مسئول مشخصی ندارد؟
وقتی اشتباهی رخ می دهد هیچ یک از کارمندان مسئولیت اشتباه را نمی پذیرد؟
در بیشتر مواقع با وجود سخت کار کردن بخشی از کارها به فردا و فرداها موکول می شود؟
اگر پاسختان به این سوالات مثبت بود یعنی شما به سیستم سازی نیاز دارید پس با این مطلب از سیم بیزینس همراه باشید چون می‌تواند کسب و کار شما را متحول کند.
سیستم سازی (business systemization) چیست؟
ساختن یک چارچوب و روش استاندارد برای بررسی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار، با هدف افزایش کارایی کارمندان، بهبود کیفیت خدمات و در نهایت تضمین بهره‌وری و ثبات، سیستم سازی گفته می شود.
فرایند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت های مرتبط است که بصورت یک سلسله عملکردهای ورودی و خروجی و در یک توالی خاص محصول یا خدمتی را تولید می کند. فرآیندها در هر نوع کسب و کاری وجود دارند و اگر روند انجام آنها با هماهنگی کامل نباشد، خروجی نهایی کسبوکار منسجم نخواهد بود. می توان گفت سیستم سازی رویه های عملیاتی کسب و کار را مدل‌سازی می‌کند؛ و موجب نظم، دقت، سرعت و سادگی در اجرای کارها خواهد شد.
هدف از سیستم سازی نیز افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت خدمات از یک سو و ایجاد قابلیت رشد سریع سازمان برای سازمان از سوی دیگر است. بدون سیستم سازی فعالیت‌ها، رشد سازمان آهسته خواهد بود و کیفیت و نتیجه فعالیت‌ها ثبات نخواهد داشت.
چرا سیستم سازی برای کسبوکارها مهم و حیاتی است؟
دلایل کلیدی برای اجرای سیستم سازی در کسب و کار
برای پاسخ به این سوال بهتر است اول بدانیم که سیستم سازی چگونه به کسب و‌کارها کمک می‌کند؟ لذا در ادامه برخی از جنبه های سیستم سازی که بر کسب و کار مؤثر است را بررسی میکنیم.
- بهبود فرآیندها به کمک شفاف سازی آنها:
عملکرد واحدهای مختلف هر سازمان مانند واحد مالی، واحد فروش، منابع انسانی و .. از تعدادی فرآیند شغلی تشکیل شده است. سیستم سازی با تحلیل و بررسی فرآیندها کمک می کند، اقدامات غیرضروری شناسایی و حذف شده و یا روش های بهتری جایگزین آنها شود. بهینه سازی فرآیندها، به سرعت در انجام کارها، جلوگیری از اتلاف وقت و رشد بیزینس شما کمک می کند.
- کمک به افزایش بهره‌وری:
نبود روال مشخص برای انجام یک کار باعث میشود هر کدام از پرسنل با روش خود فعالیت مربوطه را اجرا کنند؛ در این مواقع معمولا کارها سلیقه ای انجام میشود که در دراز مدت می‌تواند منجر به ناکارآمدی شود. سیستم سازی فرآیندها را مستند کرده و یک روش مشخص برای اجرای هر یک از کارها فراهم می‌کند. بدین ترتیب کارمندان نیاز ندارند زمان خود را به دنبال یافتن روشی برای انجام کار تلف کنند و فقط بر اجرای فعالیت متمرکز می‌شوند. بدون شک کاهش زمان اجرا و کاهش احتمال خطا، مسبب کارآمدی در انجام کارهای روزمره شده و در نهایت به بهره‌وری و افزایش تولید و درآمد کسب وکار کمک خواهد کرد.
- تسهیل در ارتباطات:
همانور که گفتیم در یک کسب و کار سیستماتیک، به دلیل وجود اتوماسیون کار آسان‌تر میشود. وجود نرم افزارهای CRM، به بهبود ارتباط با مشتریان کمک می کند. علاوه بر این با افزایش سرعت انجام کار، جلوگیری از تداخل کارها، کاهش بروز سوءتفاهم، خطا و اختلاف در مورد نحوه و زمان انجام کارها، به ارتباط بین همکاران نیز کمک می‌کند.
- تصمیم گیری بهتر مدیران با افزایش کیفیت و دقت در جمع‌آوری داده‌ها:
استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات مناسب، موجب میشود کسبوکارها جمع آوری و پردازش داده ها را با دقت بالاتری انجام دهند. در نتیجه اطلاعات و تحلیل های بدست آمده از این داده های با کیفیت، به تصمیم‌گیری مدیران کمک نموده و ارائه خدمات به مشتریان را موجب میشود.
- کمک به کاهش هزینه‌ها:
سیستمی کردن کارهای روزانه و حذف روش های قدیمی می تواند در بلند مدت هزینه‌ها را کاهش دهد. این می تواند شامل تأثیر مستقیم بر کاهش هزینه‌های تولید، نگهداری و نیروی انسانی باشد؛ و هم می‌تواند بطورغیرمستقیم بر رشد درآمد کسب‌و کار مؤثر باشد.
- پیگیری و کنترل آسان تر:
سیستم‌های مدیریتی می‌توانند امکان پیگیری و کنترل بهتری، در مورد عملکرد کلی کسب و کار برای مدیران فراهم کنند.
- کمک به آزاد شدن وقت مدیران:
در کسب وکارهایی که سیستم سازی انجام شده، مدیر می‌تواند وظایف خود را به راحتی تفویض کند؛ و از این بابت که کارها در غیاب خودش بصورت منظم و درست انجام میشود آسوده خاطر باشد. بنابراین یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم سازی کسب و کار امکان مدیریت از راه دور و داشتن زمان آزاد و انرژی بیشتر، برای متمرکز شدن روی کارهای مهم است. کارهایی مانند بازاریابی، تأمین مالی، برنامه ریزی برای آینده، توسعه خط تولید جدید، تحلیل فرصت‌های جدید تجاری و ارائه راه‌حل‌های خلاقانه برای رشد و توسعه شرکت و نهایتا افزایش درآمد.
وقتی می دانید کسب و کار شما در عملکردهای خود منظم است و کارهای روزمره به صورت اتوماتیک در حال انجام است، وقت بیشتری برای خود می گذارید! برای رفتن به تعطیلات وقت بیشتری دارید و میتوانید از حضور در کنار دوستان و خانواده لذت ببرید؛ و همزمان کسب و کارتان را از راه دور اداره کنید بدون اینکه آسیبی به کسبوکارتان وارد شود.
- افزایش ارزش (قیمت) کسب وکار:
در اغلب موارد حتی کسب و کارهای موفق هم بعد از فروش و تغییر مالک افت بسیار زیادی در عملکرد، میزان بازده و فروش تجربه می‌کنند. به همین دلیل کسب و کارهایی که برای فروش گذاشته می‌شوند، خریداران زیادی ندارند و یا معمولا خریدار قیمت های پایین پیشنهاد میدهد، تا ضرر وزیان آتی خود بعد از تغییر مدیریت را پوشش دهد. اما اگر در یک کسب و کار سیستم سازی انجام شده باشد، فعالیت ها به بنیانگذار کسب و کار یا مدیران وابسته نیست و با تغییر این افراد عملیات کاری و تولید می‌تواند بدون اختلال یا وقفه، با قدرت و سرعت ادامه پیدا کند. و همین ویژگی ارزشمند به صاحبان کسب وکار کمک می‌کند که بتوانند با قیمت های بالاتر اقدام به فروش کسب و کار خود نمایند.
چگونه سیستم سازی کسب و کار را انجام دهیم؟
سیستم سازی یک فرآیند پویا و مداوم است که نیازمند همکاری و تعهد مدیران و کارکنان شرکت است. به همین دلیل است که سیستم سازی کسب و کار شما می‌تواند یک فرآیند چالش‌برانگیز باشد؛ برای پیش‌برد آسان این پروسه لازم است مراحل مشخص و رویکرد مناسبی داشته باشید. در ادامه مراحل کلیدی سیستم‌سازی کسب و کار بصورت یک “راهنمای کلی سیستم سازی برای مدیران” ارائه شده است.
تحلیل و شناخت کسب و کار
قبل از هر چیز، باید کسب و کار خود را به دقت بررسی کنید. همه چیزهایی که در کسبوکار خود به آنها نیاز دارید را جمع آوری کنید. شناخت بخش‌های مختلف کسب و کار و تهیه لیستی از فرآیندهایی که می خواهید بصورت سیستمی در بیایند، خط مشی، رویه‌ها، نقاط قوت و ضعف، و نیازهای سیستمی اولین گام اساسی برای سیستم سازی است.
تحلیل فرآیندها
این مرحله شامل شناخت دقیق فرآیندها، گردآوری اطلاعات مربوط به آنها و تحلیل عملکرد فعلی شرکت است. اجرای مراحل زیر در شناخت و درک دقیق از فرآیندهای کسب و کار به شما کمک می‌کند:
- ابتدا فعالیت‌های تکرار شونده در کسب و کار را پیدا کنید.
- تعداد تکرار (روزانه، هفتگی و یا ماهانه) این فعالیت ها را تعیین کنید.
- مشخص کنید چه افرادی در انجام هر کار شرکت دارند. و آیا وظایف این افراد قابلیت تفویض و واگذاری دارد یا نه؟
- مدت زمان انجام هر کدام از فعالیت ها را مشخص کنید.
ما در سیستم سازی مشخص میکنیم چه کسی، چه زمانی، چه کاری را به چه صورت انجام دهد
مشخص کردن اهداف کسب وکار
همه مدیران برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظارشان و هدایت صحیح کارمندان، اهداف خود از سیستم سازی را مشخص می کنند. شما نیز بر اساس تحلیل کسب و کار که در مراحل قبل انجام دادید، باید اهداف استراتژیک و نیازهای سیستمی خود را مشخص کنید. این اهداف ممکن است شامل بهبود فرآیندها، بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات، و غیره باشد.
تعیین اهداف کلی مزایایی دارد که عبارتند از:
- هدایت وظایف کارمندان
- توجیه فعالیت های کسب و کار
- معرفی عملکرد استاندارد
- تعیین اولویت ها و ایجاد محدودیت برای پیگیری اهداف غیرضروری
3 تا از مهمترین دلایل تعیین اهداف
- برنامه ریزی برای آینده و داشتن چشم انداز بلند مدت
- شناخت نقاط ضعف و قوت
- بهینه سازی تخصیص منابع
انتخاب سیستم مناسب و پیاده‌سازی
بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما را تجهیزات و ابزار نرم افزاری، سخت افزاری و سیستم های مختلف تشکیل می‌دهند. بر اساس اهداف و نیازهای شناسایی شده لازم است برای رسیدن به این اهداف، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید. این تجهیزات بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را خودکار می‌کنند.
برای انجام شدن بهتر این مرحله ببینید در کدام یک از بخش‌های کسبوکارتان، نبودن تجهیزات باعث شده کارها برای کارمندان سخت‌تر و طولانی‌تر شود؟!
ابزارهای خوب و حرفه‌ای علاوه بر ایجاد نظم در سازمان شما برای صرفه جویی در زمان بسیار موثر هستند.
از جمله ابزارها و سیستم های کسب و کار مختلف عبارتند از: سیستم مدیریت منابع مالی و حسابداری، سیستم مدیریت مشتریان (CRM)، سیستم تلفنی VOIP ، سیستم هوشمند پیامکی، سیستم بازاریابی و فروش و سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ERP))
بعد از انتخاب سیستم های مورد نیاز، باید آن ها را در کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید. فرایند پیاده سازی شامل انجام تنظیمات، انتقال داده‌ها، آموزش کارمندان، و سفارشی‌سازی سیستم با توجه به نیازهای خاص شما میشود.
آموزش کارکنان و آگاهی‌بخشی
پس از پیاده‌سازی، تیم‌های شرکت باید آموزش داده شوند تا بتوانند از سیستم‌های جدید به بهترین شکل ممکن استفاده کنند.
این آموزش ممکن است شامل دوره‌های آموزشی، مستندات و راهنماها باشد. بنابراین تا حد امکان فعالیت‌ها را مستند و جزییات را ثبت کنید. میتوانید اطلاعاتی که به صورت مستند در آورده‌اید را برای آموزش در اختیار تیم قرار دهید؛ و یا اینکه سعی کنید برای هر یک از فعالیت‌ها یک راهنمای گام به گام، از منظر شخصی که برای اولین بار کار را انجام میدهد بنویسید. از کمک اشخاصی که بیشترین تجربه و مشارکت را در انجام فعالیت‌های مذکور دارند و همچنین از تصاویر و یا ویدئوهای آموزشی استفاده کنید. یکی از مزایای تهیه مستندات و راهنما این است که اگر افراد کاری را فراموش کرده باشند می‌توانند با مراجعه به مستندات آن را مرور نمایند.
قطعا به کمک این مرحله آموزش تیم با سریعترین و بهترین حالت ممکن انجام خواهد شد.
پایش، کنترل و بهبود سیستم سازی
با توجه به اینکه سیستم سازی یک فرآیند زنده و پویاست، باید عملکرد آن بطور مداوم ارزیابی و بررسی شود. بنابراین روش هایی را برای سنجش عملکرد سیستم خود در نظر بگیرید. نتایج این بررسی ها بسیار مهم هستند زیرا موجب می شود نقاط ضعف و مشکلات را شناسایی و آنها را رفع کنید. این مرحله، بهبود مستمر و بهینه‌سازی فرآیندها را فراهم می‌کند.
فراموش نکنید با گذر زمان، کسب و کار شما تغییر خواهد کرد؛ و به این ترتیب فرآیندهای شما نیز به طور طبیعی تغییر خواهند کرد. همین نکته اهمیت مرحله ارزیابی و بهینه سازی را بیشتر نمایان می‌کند.
مدیریت تغییرات
سیستم سازی ممکن است با مقاومت و تغییرات فرهنگ سازمانی همراه باشد. به همین دلیل مدیریت تغییر مهمترین بخش از سیستم سازی کسب و کار است. آمادگی برای رویارویی با مقاومت کارمندان و ارائه حمایت های لازم برای همراه کردن آنها و در یک کلام مدیریت تغییرات، نیازمند برنامه‌ریزی مناسب است.
سیستم‌سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمد است و استفاده از آن تنها راه قرار گرفتن مجموعه در مسیر موفقیت و رشد سریع است. سیستم سازی با استانداردسازی عملیات‌ها و ساده شدن کارهای پیچیده، بار اضافی را از دوش کارمندان حذف و به آنها فضای نفس کشیدن می دهد؛ و این امکان را برای مدیران فراهم می کند تا با حداقل تلاش کسب و کار خود را مدیریت کنند.
تنها راه توسعه هر کسب و کاری از سیستم سازی میگذرد ….
آیا می‌خواهید سیستم سازی را بصورت حرفه‌ای در کسب و کارتان پیاده‌سازی کنید؟
به کمک مشاوران سیم بیزینس میتوانید بهترین استراتژی را برای سیستم سازی فرآیند های موجود در کسب و کار خود طراحی کنید.
