در دنیای امروز ما که فروشگاه‌های خرده فروشی و زنجیره‌ای به سرعت در حال تغییر و تحول هستند؛ مدیریت فروشگاه نسبت به گذشته نقش بسیار مهم‌تر و اساسی‌تری در پیشرفت و افزایش فروش یک فروشگاه دارد. زیرا افزایش یافتن خریدهای آنلاین و اینترنتی توسط مشتریان باعث شده تا افراد در زمان خرید فقط به فکر خرید کالا نباشند؛ بلکه به دنبال دستیابی و کسب یک تجربه خرید خوب و لذت بخش هستند. تا جایی که مطابق با تحقیقات صورت گرفته ۸۶ درصد از خریداران و مشتریان حاضرند برای داشتن یک تجربه عالی از خرید حتی پول و هزینه بیشتری نیز پرداخت کنند.
از طرفی مدیریت فروشگاه تاثیر بسیار زیادی بر روی کارمندان و تجربه مشتری دارد. به همین دلیل تصمیم گرفتیم تا در این مقاله از سایت سیم بیزینس در مورد مسئولیت‌های مختلف و چند وجهی که یک مدیر فروشگاه بر عهده دارد، صحبت کنیم. همچنین مهارت‌های مهم و حیاتی برای موفقیت و پیشرفت در این حرفه را مورد بررسی قرار دهیم.
علاوه بر این، در مورد سختی‌ها و چالش‌های این شغل با شما عزیزان صحبت کنیم و نشان دهیم که یک آموزش مناسب و حرفه‌ای در زمینه کسب و کار، چگونه می‌تواند به شما کمک کند تا دانش و ابزارهای مورد احتیاج جهت پیشرفت به عنوان مدیریت فروشگاهی را کسب کنید.
مدیریت فروشگاه چیست؟
مدیریت فروشگاه به معنای اداره کردن و نظارت بر تمامی بخش‌های یک فروشگاه چه خرده فروشی چه عمده فروشی است. این یعنی کار کردن با تمامی کارمندان، تامین کنندگان جنس و موجودی فروشگاه و مشتریان است. شما با مدیریت مناسب فروشگاه می‌توانید نقش بسیار موثری در افزایش فروش داشته باشید. همچنین تجربه مشتری را بهبود دهید و در سریع‌تر انجام شدن کارهای فروشگاه نقشی حیاتی بازی کنید. در نهایت نیز به موفقیت کل کسب و کار و پیشرفت و افزایش فروش کمک کنید.
این نکته را در نظر داشته باشید که نقش مدیریت فروشگاه مسئولیت‌ها و وظایف زیادی بر عهده دارد. به عنوان مثال مدیریت موجودی از موجودی جنس‌ها در انبار گرفته تا نحوه تحویل سفارشات، نگهداری از محصولات و جلوگیری از خراب شدن آن ها، معاملات و برنامه‌ریزی برای فروش بیشتر؛ یا بازاریابی و تبلیغ برای فروشگاه و جذب مشتریان جدید و … همه برعهده مدیریت فروشگاه قرار دارد.
درک این مسئولیت‌ها و وظایف به شما این امکان را می‌دهد تا کسب و کار و فروشگاه خود را به صورت کارآمد و موفق مدیریت کنید.
وظایف و مسئولیت‌های مدیریت فروشگاه
وظایف و مسئولیت‌های مدیر فروشگاه متناسب با نوع فروشگاه تفاوت زیادی خواهد داشت. بسیاری از مدیران مسئول نظارت بر کارمندان، مدیریت مالی و رسیدگی به مشتریان هستند. علاوه بر این مسئولیت‌های اصلی خود نیز کارهای کوچک اما مهم دیگری نیز به صورت روزانه انجام می‌دهند. به عنوان مثال، باز کردن درب فروشگاه، چک کردن موجودی صندوق، پر کردن دوباره قفسه‌ها از جنس و محصول و … برخی از این وظایف را شامل می‌شود.
همچنین مدیر فروشگاه در برخی مواقع مجبور به حضور در فروشگاه تا آخر روز کاری می‌شود. زیرا باید اطمینان حاصل کند که تمام موجودی جمع آوری شده در صندوق‌های فروشگاه به درستی شمرده و بسته‌بندی می‌شود. سپس به بانک یا صندوق امانات انتقال پیدا می‌کنند. این فرایند “تطبیق سپرده های روزانه” نامیده می‌شود
به صورت کلی از اصلی‌ترین وظایفی که مدیریت فروشگاه به صورت دائم باید آن‌ها را انجام دهد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
نظارت و مدیریت مالی
مدیریت مالی کلیدی‌ترین بخش لازم برای موفقیت یک کسب و کار است. مدیران فروشگاه باید با نحوه مدیریت جنبه‌های مالی مثل موارد زیر آشنایی کامل داشته باشند.
- نظارت کردن بر هزینه‌ها
- نظارت بر روندهای بازار
- انجام دادن تحلیل‌های رقابتی
- تحلیل گزارش‌های مالی
- تهیه کردن و مدیریت بودجه
- شناسایی کردن زمینه‌های بهبود
- تلاش برای دسترسی به اهداف سوددهی
- گرفتن تصمیمات آگاهانه جهت بهینه سازی منابع و کاهش یافتن ضایعات
قسمت دیگری از کار مدیریت فروشگاه تحلیل داده‌های فروش؛ دنبال کردن و نظارت بر روندهای بازار و اینکه چه چیزی مد است؛ مشتریان چه چیزی می‌خواهند؛ قیمت‌ها چقدر تغییر کرده است؛ همچنین تدوین و برنامه‌ریزی استراتژی‌هایی برای افزایش فروش است.
به صورت معمول این داده‌های فروش بر روی حقوق و دستمزد کارمندان اثر می‌گذارد. زیرا اغلب فروشگاه‌ها به دنبال بهینه‌سازی تیم خود هستند تا بیشترین میزان سود را دریافت کنند.
مدیران فروشگاه برای اجرای کمپین‌های تبلیغاتی با تیم‌های خود همکاری می‌کنند. ویترین فروشگاه خود را به صورت جذاب می‌چینند. همچنین چیدمان فروشگاه را به نحوی تنظیم می‌کنند تا بیشترین میزان فروش را داشته باشند.
به صورت خلاصه می‌توان گفت، مدیریت مالی به این معنا است که مدیر فروشگاه مانند یک حسابدار، بازاریاب؛ همچنین یک مدیر منابع انسانی عمل کند تا بتواند به خوبی فروشگاه را اداره و به سود برساند.
خدمات مشتری
مدیریت فروشگاه دانند که یکی از حیاتی‌ترین عوامل تاثیرگذار بر موفقیت یک کسب و کار، وجود مشتریان راضی است. به همین دلیل، تمام سعی و تلاش خود را برای ایجاد محیطی که از همان لحظه ورود مشتری بتواند رضایت او را جلب کند، انجام می‌دهند.
برای این کار نیاز است که مدیریت فروشگاه، کارمندان خود را آموزش داده و انگیزه لازم برای ارائه دادن بهترین خدمات به مشتریان را در آن ها ایجاد کند. به عنوان مثال باید به آن ها آموزش هایی درباره تعامل با مشتریان، گوش دادن دقیق و فعالانه به نیازهای آن ها، چگونگی ارائه دادن کمک شخصی سازی شده به مشتریان و … را آموزش دهد.
علاوه بر این، مدیریت فروشگاه نقش بسیار مهمی در حل کردن نهایی مشکلات، نگرانی ها و شکایات مشتریان بازی می کنند. به همین دلیل، باید از مهارت های رفتاری مناسبی برخوردار باشند و بتوانند به گلایه های مشتریان گوش دهند؛ همچنین راه حل هایی برای به وجود آوردن حس درک شدن و ارزشمند بودن در مشتریان پیدا کنند.
علاوه بر این، با توجه به این موضوع که برای به وجود آوردن یک تجربه مثبت برای مشتریان، نیاز است که توجه زیادی به جزئیات شود؛ مدیریت فروشگاهی باید از تمیز و منظم بودن فروشگاه؛ همچنین از جذابیت بصری فروشگاه اطمینان حاصل کنند. به عنوان مثال، قفسه های پر از محصول، چینش مرتب محصولات، راه روهای تمیز و منظم و … از مواردی به شمار می آیند که خرید را راحت تر و تجربه مشتری را لذت بخش تر می کند.
در مدیریت سایت فروشگاهی نیز، باید توجه زیادی به طراحی بصری سایت داشت. زیرا ظاهر سایت، اولین و مهم ترین چیزی است که باعث می شود مشتری با برند فروشگاه شما تعامل برقرار کند.
یک طراحی کاربرپسند، با ایجاد یک تجربه کاربری لذت بخش، اعتماد مشتری را جلب می کند.
آموزش و مدیریت کارکنان
با توجه به اینکه موفقیت و پیشرفت یک فروشگاه وابسته به کارمندان آن است؛ مدیران فروشگاه باید برای کارکنان خود اهمیت زیادی قائل باشند و فرصت‌های متعددی برای آموزش، یادگیری و پیشرفت را در اختیار آن ها قرار دهند. همین امر باعث شده تا مدیریت فروشگاه مسئولیت‌های دیگری نیز داشته باشد که عبارتند از:
- استخدام و نظارت بر کارمندان
- جذب همکاران جدید و آماده سازی آن ها برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر
- برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرا کردن آموزش‌های مورد نیاز برای کارمندان به صورت مستقیم در محیط کار
- ارائه دادن بازخورد و راهنمایی (کوچینگ)
- انجام دادن بررسی های عملکرد منظم
یافتن راه‌هایی برای آموزش بیشتر کارمندان نیز می‌تواند نقش مهمی در افزایش بهره‌وری در آن ها داشته باشد. به عنوان مثال، با برگزاری دوره‌های آنلاین و آموزش کارمندان برای کار نرم افزار مدیریت فروشگاه رایگان و پولی می‌توان به کارمندان کمک کرد تا انعطاف پذیرتر باشند و به صورت مستقل مهارت‌های خود را تقویت کنند. همچنین آموزش می‌تواند مدیران را مطمئن کند که کارکنان از لحاظ سیاست‌ها، فرایندها و رویه‌ها به روز هستند.
در نهایت نیز، ارائه دانش و آگاهی لازم درباره محصولات فروشگاه به کارمندان بسیار ضروری است. اطمینان از این موضوع که کارمندان با ویژگی‌های محصولات کاملاً آشنا هستند نیز می‌تواند نقش بسیار مهمی در افزایش فروش داشته باشد.
همچنین مدیریت فروشگاه اغلب با چالش‌های مختلفی روبرو می‌شود. در چنین زمانی نیز نیاز دارد که سریع تصمیم بگیرد و اقدام مناسبی برای حفظ ایمنی، امنیت و موفقیت کلی کارمندان مشتریان و فروشگاه انجام دهد. به همین دلیل گفته می‌شود که آموزش دیدن مدیران برای مواجهه با شرایط غیر منتظره ضروری است.
مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت فروشگاه جدید
برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق فروشگاه، باید از ترکیبی از مهارت‌های سخت و نرم برخوردار باشید. این مهارت‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا به خوبی فروشگاه خود را اداره کنید و کسب و کار خود را پیشرفت دهید.
به عنوان مثال، از جمله مهارت‌های سختی که باید از آن ها برخوردار باشید، عبارتند از:
مدیریت مالی
برای مدیریت موثر هزینه‌ها و داشتن توانایی افزایش سود و مطمئن شدن از فعالیت فروشگاه در توان مالی آن باید درک عمیقی از بودجه‌بندی، حسابداری و امور مالی داشته باشید. به عنوان مثال، مدیریت فروشگاه جانبو باید توانایی بهینه‌سازی بودجه تبلیغاتی را داشته باشد و بتواند با تحلیل کردن گزارش‌های فروش به صورت هوشمندانه تصمیمات مالی مورد نیاز را بگیرد.
مدیریت مجموعه فعالیت‌های فروشگاه
داشتن درک عمیقی از کارهای روزانه فروشگاه مانند مدیریت پرسنل، چینش محصولات، رسیدگی کردن به شکایات و مشکلات مشتریان و حل کردن دیگر مشکلات روزمره فروشگاه برای مطمئن شدن از مدیریت صحیح فروشگاه ضروری است.
مدیریت موجودی
یکی از مهم‌ترین موارد به خصوص در مدیریت فروشگاه زنجیره ای توانایی در مدیریت و کنترل موجودی کالاها است. این امر شامل سفارش به موقع کالاها، ردیابی و بررسی دقیق موجودی؛ همچنین جلوگیری کردن از کمبود یا مازاد کالا در فروشگاه می شود.
تسلط بر سیستم‌های فروشگاهی
از دیگر مهارت‌های مهم و اساسی باید به آشنایی داشتن و کار با سیستم‌های فروشگاهی مثل pos جهت پردازش سریع تراکنش‌ها، مدیریت کردن داده‌های مشتریان و ایجاد گزارش‌های فروش دقیق اشاره کرد. به عنوان مثال برای مدیریت فروشگاه کوروش از سیستم‌های pos جهت جمع آوری کردن داده‌های مشتریان؛ همچنین شخصی سازی پیشنهادات استفاده می‌شود.
تجزیه و تحلیل داده‌های فروش
توانایی داشتن تحلیل داده‌های فروش جهت درک بهتر رفتار مشتریان؛ همچنین آگاهانه تصمیم گرفتن درباره چیدمان محصولات و کالاها و در نظر گرفتن تخفیفات و تبلیغات بسیار اهمیت دارد. به عنوان مثال، تحلیل داده‌های فروش به شما کمک می‌کند تا محصولات پرفروش را شناسایی کنید و موجودی آن ها در فروشگاه را افزایش دهید.
بازاریابی
از دیگر مهارت‌های ضروری یک مدیر فروشگاه باید به آشنایی داشتن با اصول بازاریابی اشاره کرد. زیرا به او کمک می‌کند تا محصولات را تبلیغ و مشتریان جدید را جذب کند. این امر شامل طراحی کمپین‌های تبلیغاتی، استفاده کردن از سوشال مدیا و شبکه‌های اجتماعی؛ همچنین برقراری ارتباط قوی با مشتریان می‌شود. به عنوان مثال، مدیریت فروشگاه جانبو محصولات خود را با استفاده از تبلیغات تلویزیونی و آنلاین به مشتریان معرفی می‌کند.
علاوه بر مهارت‌های سخت، برخورداری از مهارت‌های نرم نیز برای یک مدیر فروشگاه بسیار ضروری است. این مهارت‌ها می‌تواند شامل ارتباط برقرار کردن با مشتریان و کارکنان به شیوه‌ای موثر، توانایی حل کردن مشکلات، توانایی تصمیم‌گیری سریع و مدیریت تیم باشد.
با برخورداری از مجموع چنین مهارت‌هایی یک فرد می‌تواند در نقش یک مدیر فروشگاه موفق در فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای مثل مدیریت فروشگاه رفاه فعالیت داشته باشد و به موفقیت دست پیدا کند.
بهترین نرم‌افزار مدیریت فروشگاه
در حال حاضر نرم‌افزارهای متعددی وجود دارد که تقریباً می‌تواند به ما در اداره هر جنبه‌ای از فروشگاه کمک کند. به همین دلیل، بسیار مهم است که کارمندان فروشگاه با این برنامه‌ها آشنایی کاملی داشته باشند و از مهارت لازم برای استفاده از آن ها برخوردار باشند.
برخی از نرم افزار مدیریت فروشگاه را می‌توان به صورت مستقل استفاده کرد. با این حال تعدادی از آن ها قابلیت ادغام با ماژول‌های برنامه‌های دیگر را نیز دارند. همچنین می‌توانند تجزیه و تحلیل عمیقی جهت ساده سازی فعالیت‌های فروشگاه و بهبود فروش به ما ارائه دهند.
در ادامه چهار مورد از این نرم‌افزارها را نام می‌بریم که عبارتند از:
نرم‌افزار مدیریت موجودی
نرم‌افزار مدیریت موجودی به ما کمک می‌کند تا بر سفارش‌های داده شده یا سفارش‌های عقب افتاده نظارت داشته باشیم. علاوه بر این، به ما این امکان را می‌دهد تا کالاهای دریافتی, برگشتی یا بازپرداخت شده را ردیابی کنیم.
این نرم‌افزار توانایی ادغام با یک سیستم فروشگاهی (pos) را دارد و آن را قادر می‌سازد تا موجودی را به صورت خودکار مطابق با ارقام فروش کاهش دهد. علاوه بر این، قابلیت ارائه گزارش‌هایی جهت شناسایی اقلام پرفروش و یا محصولاتی که به صورت طولانی در انبار مانده‌اند را دارد. در نتیجه به ما در زمان سفارش مجدد کالاها؛ همچنین اصلاح سطوح حداقل و حداکثر موجودی، کمک زیادی می‌کند.
در نظر داشته باشید که با وجود استفاده از نرم‌افزار مدیریت موجودی باز هم باید موجودی فروشگاه را به صورت فیزیکی و منظم چک کرد. این کار به شما کمک می‌کند تا از هرگونه مغایرت بین تعداد محصولات موجود در قفسه‌ها و آن هایی که در نرم‌افزار موجودی به ثبت رسیده‌اند، آگاه شوید.
در نتیجه دلیل اختلاف را که امکان دارد به خاطر خطای شمارش کالاهای دریافتی، اما هنوز باز نشده خطای ورودی برنامه یا سرقت باشد را شناسایی کنید.
نرم‌افزار pos برای مدیریت فروشگاه
سیستم pos به جایی اشاره دارد که شما می‌خواهید محصولاتی را خریداری کنید و فروشنده خریدهای شما را فاکتور می زند. سپس مبلغ پرداختی را از شما می گیرد. در حقیقت سیستم pos به یک مکان فیزیکی گفته می‌شود که در آن خرید مشتریان مورد پردازش قرار می‌گیرد.
یک سیستم pos از سخت افزار و نرم‌افزارهایی تشکیل می‌شود که به شما کمک می‌کند تا اقلام خریداری شده را به ثبت برسانید. یک صورت حساب یا رسید فروش داشته باشید؛ همچنین پرداخت‌ها را مورد پردازش قرار دهید و رسیدها را صادر کنید.
سیستم‌های مدرن توانایی انجام پرداخت‌های نقدی، چک، کارت بانکی و موبایلی را دارند. اکثریت آن ها نیز به شما اجازه می‌دهند تا با وارد کردن کد محصول یا اسکن بارکد کالاهای خریداری شده را مورد پردازش قرار دهید.
نرم‌افزار تجزیه و تحلیل فروش برای مدیریت فروشگاه
یک نرم‌افزار تجزیه و تحلیل فروش درآمد، درآمد هر مورد برند، دسته، بخش یا تامین کننده را به شما نشان می‌دهد. این امر به شما اجازه می‌دهد تا به خوبی بررسی کنید که چه چیزی فروش مناسبی داشته و چه چیزی به فروش نرسیده است. لذا به شما کمک می‌کند تا تصمیم گیری بهتری در مورد افزایش حداقل موجودی یک محصول یا متوقف کردن موجودی آن انجام دهید.
علاوه بر این، به شما این امکان را می‌دهد تا روندهای بازار و نوسانات فصلی یا چرخه‌ای را شناسایی کنید.
نرم‌افزار پرداخت حقوق برای مدیریت فروشگاه
با نرم‌افزار پرداخت حقوق می‌توان جزئیات مربوط به کارمندان را به ثبت رساند و دستمزدها و کسورات را مورد محاسبه قرار داد. حقوق می‌تواند شامل حقوق پایه، اضافه کاری، کمیسیون، پاداش، بازپرداخت مسافت پیموده شده، مرخصی استعلاجی قانونی، مرخصی سالانه، مرخصی زایمان و … باشد. کسورات نیز مربوط به بیمه ملی، بازنشستگی و هر نوع بازپرداخت وام شرکت و فروشگاه می‌شود.
این اپلیکیشن مدیریت فروشگاه قابلیت تولید فیش حقوقی برای کارمندان را دارد. برخی از آن ها نیز این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند تا تاریخچه پرداخت یک سال کامل را دریافت کنید. در نتیجه بتوانید فیش حقوقی و گزارش‌ها را برای هر دوره چاپ کنید. علاوه بر این، بتوانید اطلاعات را به دولت انتقال دهید.
مدیریت فروشگاه و چالش‌های آن
مطمئناً می‌دانید که مدیریت یک فروشگاه به خصوص در دنیای رقابتی امروز کار چندان آسانی نیست. مدیران فروشگاه‌ها نیز با چالش‌ها و موانع مختلفی در کار خود روبرو می‌شوند و نحوه مواجهه با هر یک از چالش‌ها و مشکلات نیز تاثیر زیادی بر موفقیت کسب و کار مدیران خواهد داشت.
به عنوان مثال، در ادامه به بررسی بعضی از مهم‌ترین چالش‌های مدیران فروشگاه‌ها اشاره می‌کنیم:
تنوع وظایف و فشار کاری بالا
مدیریت فروشگاه باید همزمان چندین وظیفه مختلف از برنامه‌ریزی و مدیریت بودجه گرفته تا رسیدگی کردن به مشکلات و شکایات مشتریان؛ همچنین آموزش دادن کارکنان و … را با یکدیگر انجام دهد. این تنوع مسئولیت‌ها و حجم کاری بالا، فشار زیادی بر دوش مدیریت فروشگاه وارد می‌کند. همچنین باعث می‌شود تا ساعات کاری طولانی مشغول به کار باشد و استرس زیادی را تجربه کند.
نرخ بالای جابه جایی پرسنل
از دیگر مشکلات و چالش‌های بزرگ مدیران فروشگاه، نرخ بالای جابه جایی پرسنل فروشگاه است. زیرا کارکنان فروشگاه‌ها به خصوص کارکنان فروشگاه‌های خرده فروشی یا تک فروشی، اغلب به دنبال فرصت‌های بهتر کاری می‌گردند. به همین دلیل، مدیران به صورت مداوم مجبور به استخدام کارمندان جدید و آموزش آن ها می‌شوند که خود زمان و هزینه زیادی را طلب می‌کند. علاوه بر این، در اغلب مواقع جابه جایی مداوم پرسنل بر کیفیت خدمات و رضایت مشتری تاثیر منفی می‌گذارد.
تغییرات سریع در صنعت فروشگاهی
تغییرات در صنعت فروشگاهی و خرده فروشی بسیار زیاد است. مدیران فروشگاه نیز ناچار به وفق دادن خود با این تغییرات هستند. ظهور فناوری‌های جدید، تغییر رفتار مصرف کنندگان و خریداران، وجود رقابت بسیار شدید با فروشگاه‌های آنلاین، از مهم‌ترین عواملی است که بر صنعت فروشگاهی تاثیر زیادی دارد.
مدیریت فروشگاه را نیز مجبور می‌کند تا به صورت مداوم راه حل‌های جدید برای بهبود عملکرد فروشگاه و جذب مشتریان جدید پیدا کند.
کمبود تجربه در مدیریت فروشگاه
اغلب مدیران فروشگاه، تجربه کافی در زمینه مدیریت را ندارند. این موضوع باعث افزایش تصمیمگیری‌های اشتباه و کاهش یافتن کارایی فروشگاه می‌شود. برای مقابله با این چالش مدیران باید به صورت مداوم آموزش ببینند و به دنبال یادگیری و توسعه مهارت‌های خود باشند.
سخن آخر
مدیریت فروشگاه چه خرده فروشی یا عمده فروشی می‌تواند کاری پیچیده و چالش برانگیز باشد. با این حال، با داشتن برنامه دقیق، آموزش مناسب دیدن و استفاده کردن از ابزارهای مدیریتی مناسب تا حد زیادی می‌توان بر چالش‌های این صنعت غلبه کرد و به موفقیت رسید.
تیم متخصص ما در سیم بیزینس نیز با تکیه بر سال‌ها تجربه در حوزه مشاوره کسب و کار، آماده است تا شما را برای موفقیت در این حوزه کاری همراهی کند. کارشناسان ما با ارائه مشاوره‌های تخصصی به شما کمک می‌کنند تا چالش‌های مختلفی که در مدیریت فروشگاه با آن روبه رو می‌شوید را پشت سر بگذارید. در نتیجه کسب و کار خود را رشد دهید و به موفقیت برسید.
https://uk.indeed.com/career-advice/career-development/store-management
https://www.phoenix.edu/blog/exploring-store-management-as-a-career.html
https://disprz.ai/blog/key-skills-that-lead-to-effective-retail-management
