مهارت حل مسئله از جمله مواردیست که بدلیل میزان اهمیت و پیچیدگی میتوان آنرا یک هنر دانست. هنری که اگر انسان ها از آغاز پیدایش تا کنون نداشتند هیچ تکامل و پیشرفتی در زندگی بشر حاصل نمیشد. باز کردن یک رمز، سفر به فضا، غلبه بر نیروی جاذبه زمین و … مسائلی هستند که انسان ها در بره های تاریخی مختلف با آنها مواجه شده و برای آن ها راه حل پیدا کرده اند.
می توان گفت مغز انسان در راستای حل معما تکامل پیدا کرده است و شاید به همین دلیل است که تکنیک های حل مساله و مهارت حل مساله برای ما موضوعات جذابی هستند.
problem solving از جمله مهارت هایی است که بطور مستقیم بر کیفیت زندگی و کسب و کار ما تاثیرگذار است.
تعریف مسئله
Ian Robertson در کتابی تحت عنوان “مهارت حل مساله”، چنین تعریفی از مسئله ارائه کرده است:
عدم دستیابی به هدف مشخص به دلیل محدودیت‌های فردی و موانع بیرونی را “مسئله” می‌گویند.
از این تعریف میتوان استنباط کرد که اولین مهارت برای رسیدن به هدف، مهارت حل مسئله است.
تصمیم گیری و حل مسئله
تصمیم گیری Decision Making جزء جدانشدنی حل مسأله است. همه ما در زندگی شخصی و کاری خود تصمیماتی می گیریم که ساده یا پیچیده هستند. بعضی از تصمیمات بدلیل اینکه زیاد تکرار شده اند و عادی هستند را بدون تفکر و کاملا روتین انجام می دهیم. اما تصمیمات سخت تر و چالشی به دو مهارت تصمیم گیری و حل مسئله نیاز دارند.
ارائه راه‌حل برای غلبه بر محدودیت‌‌‌ها و موانع، حل مسئله است.
مثال هایی از مسأله در حوزه کسب و کار
حال که تعریف مسأله ارائه شد خوب است ذهنتان را با چند نمونه از مسائلی که در حوزه مدیریت کسب و کار وجود دارد آماده تر کنیم.
فرض کنید یک واحد صنعتی را مدیریت میکنید و بودجه‌ی امسالتان، از سال قبل 30 درصد کمتر است. راه حل مسئله چیست؟
عدم رضایت کارمندان شرکت می تواند بصورت یک مسأله جدی بروز کند. چه راه حلی برای جلب رضایت کارکنان دارید؟
در حیطه کسب وکار خودتان سهم قابل توجهی از بازار را نسبت به رقبا بدست آورده اید. اکنون مساله صادرات مطرح شده است. آیا زمان مناسبی برای صادر کردن محصولات به کشورهای دیگر هست؟ تصمیم میگیرید صادرات را از کدام کشورها آغاز کنید؟
دربخش فروش آنلاین، بازدید سایت و متعاقبا فروش آنلاین در سه ماهه اخیر کاهش داشته است. آیا دیجیتال مارکتینگ می تواند برای افزایش ترافیک سایت و فروش مفید باشد؟
رقابت منفی بین اغلب کارمندان رواج پیدا کرده است، برای بهبود جو منفی و ایجاد رقابت سازنده چه باید کرد؟
7 گام طلایی حل مسئله
تحقیقات نشان داده یک مدیر بیش از نیمی از زمان خود (50%) را صرف حل مسأله میکند به همین دلیل شاید بتوان گفت لازمه مدیر موفق بودن یا یک کارآفرین خوب بودن توانمندی در حل مسئله است.
اگر شما در حل مسأله به اندازه کافی خوب نیستید برایتان خبر خوبی داریم. حل مسئله یک مهارت است به راحتی می توانید با یادگیری و تمرین برخی تکنیک ها آنرا فرابگیرید. همانطور که به راحتی مهارت رانندگی یا هر مهارت دیگری را کسب میکنید.
در ادامه میخواهیم 7 گام طلایی حل مسأله را به شما معرفی کنم. مطمین باشید با فهم و اجرای دقیق این 7 گام خواهید توانست بهترین راه حل ممکن را در کمترین زمان برای مسئله ای که با آن مواجه هستید پیدا کنید.
گام 1: تعریف مسئله به شکل واضح و روشن
قطعا برای حل یک مسئله باید ابتدا آنرا درست فهمید. بنابراین قبل از هر چیز به مسأله از زوایای مختلف نگاه کنید، نظر همکاران و هم تیمی های خود را جویا شوید، بدنبال یافتن علیت ها باشید؛ تا به تعریف کاملا روشنی از مسأله برسید.
شناخت دقیق مسئله اگر چه مرحله زمان بری است اما کمک میکند علت های ریشه ای و ظاهری بوجود آورنده مشکل درست تشخیص داده شوند.
گام 2: بررسی جزییات وضعیت با تجزیه مسئله به بخش های کوچک
بسیاری از مسائل مدیریتی که در کسب و کار بوجود می آیند، مجموعه‌ای از مشکلات کوچک‌تر هستند. اگر چه امکان دارد این مسائل در نگاه اول کاملا مجزا و مستقل بنظر بیایند اما معمولا از عوامل متعددی تاثیر می پذیرند؛ که همه آنها باید در نظر گرفته شوند تا احتمال یافتن علت واقعی مسئله تقویت شود.
مثلا در یک شرکت سود سالانه کاهش پیدا کرده است. همه ما میدانیم که مسئله سود میتواند به دو بخش درآمد و هزینه مرتبط شود. ممکن است در بررسی های اولیه به این نتیجه برسیم “حالا که سود کاهش داشته پس مشکل از بخش فروش است” و بخواهیم با ایجاد طرحهای تنبیهی و تشویقی تغییراتی در میزان فروش اعمال کنیم. ولی با تجزیه مسأله متوجه خواهیم شد که درآمد علاوه بر حجم فروش به قیمت محصول هم بستگی دارد. پس احتمال اینکه علت مساله، قیمت گذاری نادرست محصولات باشد وجود دارد. عدم تشخیص صحیح علت و معلول ها یا همه زیربخش های مرتبط با مسأله می تواند یک کسب و کار را به مرز نابودی بکشاند.
گام 3: بررسی روش های حل مسئله
بعد از تجزیه و تحلیل مسئله وقت بررسی راه حل ها است. هر مسأله ای چندین راه حل دارد. مدیری که با یک مسئله در کسب و کار خود مواجه شده، باید به کمک مهارت هایی چون تفکر خلاقانه، راه حل های مختلف را بیابد و از بین آنها بهترین و اثربخش ترین راه حل را انتخاب کند.
نکات کلیدی در انتخاب روش های حل مسئله
فرضیه سازی: منظور این است که تا حد امکان به کلیه راه حل های مسأله فکر کنید، در این مرحله اهمیت ندارد که راه حل واقعی و قابل اجراست یا نه. فقط با ذهنی آزاد هرآنچه حول مسئله، ارتباط، شباهت و تفاوت های آن با دیگر مسائل به ذهنتان خطور میکند را بنویسید.
برگزاری جلسه طوفان فکری: افراد درگیر در مسئله را به جلسات طوفان فکری دعوت کنید. این جلسات بهترین راهکار برای ارتقای مهارت حل مسئله هستند. حتما دقت کنید که افراد درستی را درگیر مسئله کنید. این افراد با درک درستی که از مسئله دارند می توانند ایده های خلاقانه ای را که برای حل مسأله به ذهنشان میرسد ارائه کنند. به همه اجازه دهید نظرشان را مطرح کنند، ممکن است برخی از این راه حل ها که در لحظه به ذهن میرسد غیر اجرایی و یا حتی تخیلی باشد اما به هیچ ایده ای برچسب بد نزنید و از همه افراد شرکت کننده در جلسه تشکر کنید. در نهایت این شما هستید که بعد از بررسی ایده های متنوع، بهترین روش حل مسئله را انتخاب خواهید کرد.
استفاده از شهود در کشف راه حل: یکی از برجسته ترین متدهایی که مدیران مجرب برای problem solving از آن استفاده میکنند روش تفکر شهودی است. اگر چه برخی افراد این روش را غیرمنطقی می دانند اما یکی از سریع ترین راه ها برای حل مشکلی که تا بحال با آن مواجه نشده اید، محسوب می شود. دقت داشته باشید فقط مدیرانی حق استفاده از این روش را دارند که تجربه زیادی در رویایی با چالش های مدیریتی مختلف دارند.
استفاده از بازی، حل معما و سرگرمی کمک میکند راحت تر به راه حل برسید: گاهی فضای خشک و جدی باعث کاهش خلاقیت میشود. استفاده از بازی های فکری مثل مکعب روبیک، پازل های منطقی، سودوکو و … موجب تقویت خلاقیت شده، و به عنوان یک استراتژی حل مسئله به ما کمک می کند.
گام 4: ارزیابی روش های حل مسأله و انتخاب بهترین راه
در مرحله قبل لیستی از راه حل ها بدست آمد. اما لازم است از بین آنها بهترین راه حل یا ترکیبی از بهترین موارد را انتخاب کنیم. برای شروع بهتر است ابتدا روش های غیرکارآمد را از لیست خط بزنید. در ادامه یک سری معیار برای ارزیابی راه حل ها در نظر بگیرید. مدیران حرفه ای برای انتخاب بهترین راه حل مسأله چنین معیارهایی را مورد توجه قرار میدهند:
آیا روش انتخابی با توجه به فناوری، امکانات و زیرساخت های موجود شرکت قابل اجراست؟
آیا راه حل، توجیه پذیری اقتصادی دارد و با بودجه سازمان متناسب است؟
آیا همه اعضای تیم این راه حل را می پذیرند؟
این روش یک راه حل موقت است یا برای طولانی مدت مشکل را حل میکند؟
اثرات جانبی راه حل چقدر است؟ آیا بدون ایجاد مشکل جدید می تواند مسئله فعلی را حل کند؟ آیا ممکن است اثرات مخربی در سایر بخش ها ایجاد کند؟
پس از اینکه همه راه حل های موجود را با توجه به اولویت های بیزینس خود از نظر زمان، منابع انسانی، بودجه و … بررسی کردید؛ مزایا و معایب همه آنها مشخص خواهد شد. حال آن راه حلی که بیشترین مزایا را دارد به عنوان روش نهایی برای اجرا شدن انتخاب کنید.
در کسب و کار با مشکل مواجه شده اید؟ برای یافتن راه حل مسئله به مشاوره نیاز دارید؟ رزرو 1 جلسه مشاوره رایگان
گام 5: تدوین استراتژی حل مسئله
خروجی گام چهارم تعیین بهترین راه حل مسئله بود. قاعدتا بعد از این مرحله باید راه حل خود را اجرایی کنید. اما هوشمندانه تر آن است که قبل از هر اقدام اجرایی یک استراتژی طراحی کنید. در مسیر تدوین استراتژی خود حتما KPI (شاخص های کلیدی عملکرد) را تعیین کنید تا ببینید با چه گام هایی می توانید به موفقیت برسید. حتی توصیه می شود پلن دوم و روش های فرار یا استراتژی خروج از طرح هم تدوین کنید. مزیت داشتن استراتژی آن است که قبل از هر اقدام عملی میتوان برنامه را مرور کرد و گام های آتی را به راحتی پیش چشم داشت. وجود KPI ها هم کمک میکند در مراحل مختلف اجرا بتوانید کارآمد بودن راه حل خود را ارزیابی کنید و مطمین شوید که مسیر حل مسئله درست پیش می رود یا خیر.
گام پنجم را حتما به کمک افرادی که در اجرای راه حل دخیل هستند انجام دهید.
گام 6: اجرای راه حل مسأله
بالاخره وقت عمل رسید. تا زمانی که راه حل اجرا نشود و نتایج حاصل از آن تحلیل نشود انگار هیچ کاری انجام نشده است. دقت داشته باشید که حتما همه مراحل را مطابق طرح اجرا کنید و از چارچوب پلن طراحی شده در مراحل قبل خارج نشوید. اجرای نادرست یا ضعیف می تواند یک راه حل خوب را با شکست مواجه کند. در مواقعی که میبینید روند اجرا با طرح همخوانی ندارد مجددا همه چیز را بررسی کنید. مشکل از کجاست؟ آیا پارامترها یا متغیرهای غیروابسته در طرح شما اخلال ایجاد کرده اند؟ آیا برای اجرای طرح به زمان یا نیروی انسانی بیشتری نیاز دارید؟ آیا نیاز هست روش حل مسأله را عوض کنید؟ و سوالاتی از این قبیل را پاسخ دهید تا هیچ نگرانی در روند اجرای روش حل مسئله باقی نماند.
گام 7: تحلیل نتایج حاصل از اجرای راه حل،ارزیابی اصولی و بازخورد گیری
فیدبک گرفتن از روش انتخاب شده و فرآیندی که تا کنون طی شده، و همچنین ارزیابی اثرات ناشی از اجرای آن باید در آخرین مرحله انجام شود. آیا این روش مشکل را حل کرده؟ آیا موجب بهبود شرایط شده است؟
بدین منظور، در این مرحله KPI هایی که در گام 5 تعیین شد را مورد بررسی قرار می دهیم؛ تا ببینیم آیا معیارها محقق شده است یا نه.
درصورتی که راه حل اجرا شده کارساز نبوده و مشکل را حل نکرده باشد، مجددا باید گام های 1 تا 6 طی شود تا مؤثرترین راه حل پیدا شود. اگر مشکل حل شده باشد، چرخه متوقف شده و فرآیند حل مسئله خاتمه می یابد.
کلام آخر
هنر حل مسئله و تصمیم گیری بسیار مهم است و به عنوان یک مهارت نرم میتواند شما را از دیگران متمایز کند.
مهارت حل مسئله نه تنها نیاز مدیر سازمان بلکه نیاز تمام کارمندان است.
لذا مهارت حل مسأله از مهم ترین توانایی هایی است که همه اعضای سازمان باید آنرا فرا بگیرند. چون حل همه مسائل کسب و کار فقط به عهده مدیر نیست بلکه هریک از اعضای گروه با توجه به بخشی که در آن فعالیت می کنند باید مسئله ای را حل کنند. اگر همه تیم دانش حل مسئله را در خود ارتقا دهند، در نتیجه هنگام ایجاد چالش های مختلف در سازمان، همه تیم می‌توانند برای حل آن همکاری کنند.
در این راستا سعی کردیم در این مقاله گام های اصلی حل مسئله را برای همراهان عزیز سیم بیزینس تشریح کنیم. تا سهمی هر چند کوچک در پیشرفت و ارتقای توسعه فردی و کسب و کارها داشته باشیم.
